GenAI revolutioniert HR-Prozesse

Technologien wie GenAI verändern die Arbeitswelt grundlegend und stellen Personalabteilungen vor die Frage, wie sie GenAI bestmöglich in ihrer Arbeit einsetzen können, um den maximalen Nutzen aus der Technologie zu ziehen.

Generative KI (GenAI) hat das Potenzial, HR-Prozesse und die gesamte Arbeitswelt grundlegend zu verändern. Ob Texterstellung, Bildgenerierung, Sprache-zu-Text-Transkriptionen oder die Automatisierung von Arbeitstätigkeiten: GenAI fungiert als Treiber für die Transformation der HR-Funktion. Die Technologie steigert die Effizienz traditioneller HR-Prozesse – von der Einstellung bis zum Ausscheiden des Mitarbeiters – deutlich und entwickelt ein umfassendes, datenbasiertes Talent-Ökosystem zur Unterstützung von Personalentscheidungen.

Der Produktivitätssprung, der dadurch möglich wird, könnte kaum größer sein: Laut Haufe ist bekannt, dass dIBM rund 80 Prozent der administrativen HR-Aufgaben durch den Einsatz von KI-Automatisierung ersetzt hat. Essentielle Aufgaben wie die Beurteilung von Führungskräften sowie Fragen zu Change Management und Unternehmenskultur bleiben dabei weiterhin in der Verantwortung des Menschen. Dies führt zu einer bemerkenswerten Effizienzsteigerung. Angesichts dieses Potenzials stellt sich die Frage, wie HR-Abteilungen GenAI gezielt integrieren und die Technologie gewinnbringend einsetzen können.

Attraktion – Erstellen von Stellenbeschreibungen

Auch wenn es wie eine einfache Aufgabe erscheinen mag, ist das Verfassen von Stellenanzeigen, um Bewerber anzulocken, mit vielen Herausforderungen verbunden. Anzeigen müssen eine realistische Darstellung der Stelle bieten und die Vision und Kultur des Unternehmens vermitteln – und das alles, ohne potenzielle Bewerber mit Informationen zu überfrachten. Darüber hinaus müssen Personalverantwortliche sicherstellen, dass Anzeigen inklusiv und diversitätsfreundlich verfasst sind. Dazu gehört, geschlechtsspezifische oder kulturelle Vorurteile zu vermeiden und eine verständliche Sprache zu verwenden, die bestimmte Gruppen nicht ausschließt.

Anstatt Stellenbeschreibungen und Stellenausschreibungen von Grund auf neu zu erstellen, können HR-Experten die KI-generierten Frameworks als Ausgangspunkt verwenden, indem sie einfach eine Eingabeaufforderung mit den Kernaufgaben einer bestimmten Rolle eingeben. Anschließend können sie den Inhalt verfeinern, um sicherzustellen, dass er zur Markenstimme und -kultur des Unternehmens passt.

Ein weiterer Vorteil der Verwendung von KI-generierten Frameworks besteht darin, dass diese Technologien kontinuierlich lernen und sich weiterentwickeln. Durch die Analyse großer Datenmengen können sie Muster und Trends erkennen, die dazu beitragen, effektivere und ansprechendere Stellenanzeigen zu erstellen. Dies führt nicht nur zu einer besseren Eignung der Kandidaten, sondern kann auch den Zeit- und Kostenaufwand des Rekrutierungsprozesses erheblich reduzieren.

Personalbeschaffung – Unterstützung im Bewerbungsprozess

Genauso wie sich ein Bewerber gründlich auf ein Vorstellungsgespräch vorbereiten sollte, ist es auch wichtig, dass das Personalteam den Bewerbern die richtigen Fragen stellt. Laut einer Studie von Reed befürchten fast die Hälfte der Manager (47 %), dass sie den Bewerbern nicht die richtigen Fragen stellen, und drei Fünftel wünschen sich, sie hätten vor der Einstellung neuer Mitarbeiter andere Fragen gestellt.

Mithilfe von GenAI-Tools können Personalabteilungen eine umfassende Liste mit Interviewfragen erstellen, die verschiedene Bereiche abdecken, von technischen Fähigkeiten bis hin zur kulturellen Eignung. Darüber hinaus können diese Tools auch mögliche Antworten auf Fragen basierend auf den gewünschten Kriterien analysieren und empfehlen, sodass Personalvermittler die Antworten der Kandidaten effizienter bewerten können.

Onboarding – Überarbeitung des Einarbeitungsprozesses

Die Herausforderung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter liegt in der Vielfalt ihrer Erfahrungen und Fähigkeiten. Ein Einheitsansatz ist daher ineffektiv. KI kann diesen Prozess optimieren, indem sie als virtueller Onboarding-Assistent fungiert und rund um die Uhr Antworten auf Fragen zum Onboarding-Prozess, zu Unternehmensrichtlinien und mehr gibt.

Dadurch können sich die HR-Teams auf komplexere Anfragen konzentrieren. KI personalisiert das Erlebnis noch weiter, indem sie maßgeschneiderte Lernpfade und interaktive Module basierend auf der Erfahrung und Abteilung jedes neuen Mitarbeiters erstellt. Sie automatisiert administrative Aufgaben, sorgt für ein reibungsloses und effizientes Onboarding und macht die Integration und Einarbeitung der Mitarbeiter in die Unternehmenskultur effektiver. Durch den Einsatz von KI kann die Personalabteilung die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen, das Engagement steigern und ein maßgeschneidertes Onboarding-Erlebnis bieten, sodass mehr Zeit für strategische Initiativen bleibt.

Beschleunigen Sie routinemäßige HR-Anfragen

HR-Teams verbringen viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit dem Leistungsmanagement sowie mit der Bearbeitung einer großen Anzahl von Routinefragen von Mitarbeitern. Der kombinierte Effekt kann dazu führen, dass HR-Mitarbeiter kaum genügend Zeit finden, um alles zu erledigen, was manchmal zu Verzögerungen bei der Beantwortung von Mitarbeiteranfragen führt.

Indem sie GenAI-gestützte Chatbots anhand häufig gestellter Fragen schulen und ihnen Zugriff auf wichtige Personalrichtlinien und -dokumente gewähren, können Personalleiter dafür sorgen, dass die Mitarbeiter schnelle und präzise Antworten erhalten. Auf diese Weise wird der Personalaufwand verringert und die allgemeine Mitarbeitererfahrung verbessert.

Entwicklung – Optimierung von Leistungsbeurteilungen

Generative AI (GenAI) ermöglicht es Personalleitern, den Prozess der Leistungsbeurteilung effizienter, persönlicher und fairer zu gestalten. Es automatisiert die Erstellung von Beurteilungsdokumenten, generiert differenziertes Feedback und Verbesserungsvorschläge, die auf jeden Mitarbeiter zugeschnitten sind, und erleichtert den dynamischen Feedback-Austausch zwischen Managern und Mitarbeitern. Wichtig ist, dass GenAI dabei hilft, unbewusste Vorurteile zu minimieren, indem es sicherstellt, dass die Beurteilungen auf objektiven Daten und konsistenten Kriterien basieren, und so Vielfalt und Fairness bei der Mitarbeiterbeurteilung fördert.

Bei der Entwicklung von Lern- und Entwicklungsstrategien (L&D) können HR-Teams GenAI verwenden, um Leistungsdaten zu analysieren, Bereiche zu identifizieren, die erheblich verbessert werden müssen oder Aufmerksamkeit erfordern, und auch Diversitätsmetriken zu berücksichtigen. Dies ermöglicht die Erstellung gezielter, personalisierter Entwicklungspläne, die ein integratives Arbeitsumfeld unterstützen und sowohl mit individuellen Karrierezielen als auch mit Organisationszielen übereinstimmen.

Abschluss

HR-Experten sind es gewohnt, sich an wechselnde Technologietrends anzupassen, und GenAI sollte als eine weitere Möglichkeit betrachtet werden, Verantwortlichkeiten zu verfeinern und die Fähigkeiten der Stellenbeschreibung zu erweitern. Mit GenAI als Co-Pilot können HR-Teams Routineaufgaben mühelos automatisieren, Reaktionszeiten beschleunigen und Schulungen optimieren, um den Fokus wieder auf das volle Potenzial ihres Humankapitals zu richten.